Protokoll Sitzung erw Vorstand am 14.09.2024 - Kleingartenverein "Goldene Höhe e.V."

Aktuelles

21. September 2024

Protokoll der 5. Sitzung des erweiterten Vorstandes am 14. September 2024

Wir haben wieder sehr viel besprochen. Aufgrund des Umfanges ist ein Aushang leider wieder nicht praktikabel. Deshalb stellen wir Euch das Protokoll hier zur Verfügung.

Gartenfreunde ohne Zugang/Affinität zum Internet lassen sich die Informationen bitte bei Interesse in der nächsten Vorstandssprechstunde am 21. September oder beim nächsten Standardarbeitseinsatz aushändigen.

12 Teilnehmer:

Peter (für den Vorstand, Fachberater)
Christian (für den Vorstand, Stellvertretender Vorsitzender)
Marco (für den Vorstand, Schriftführer & Webseite)
Lars (Wasser)
Thomas (Ordnung/Sicherheit)
Peggy (Wasser)
Axel (Ordnung/Sicherheit)
Harald (Gerätewart)
Horst (Gerätewart)
Heidi (Mitgliederbetreuung)
Dagmar (Mitgliederbetreuung)
Danny (Strom)

Themen bzw. Statusabfrage

Info Herbstfest
- findet am 28.9. statt
- siehe Blogposts, Newsletter, Aushänge
Info Einführung Software
- neue Software ist bestellt und kann bereits bedient werden
- Beate arbeitet weiter an Rechnungswesen und Debitorenbuchhaltung, zumindest bis sich jemand anderes dazu bereiterklärt. Ab dem nächsten Jahr Bindung an SKR-92 und damit Arbeit über neue Software möglich. Sitzung am MO, 16.9. sowohl mit André als auch Beate dazu.
- aktuell Grunddateneingabe
Info Versicherung:
- Vorstand ist direkt mit Versicherungsverantwortlichem im Kontakt und gleicht Daten ab sofort ab.
- Es gibt ab sofort keinen Versicherungsverantwortlichen im Verein mehr.
- Frage: Unfall mit Auto bei Botengängen – gibt es eine Absicherung über den Verein? => muss mit dem Verantwortlichen bei der Versicherung direkt geklärt werden
Idee: regelmässige Infoveranstaltungen über’s Jahr zusätzlich zur Mitgliederversammlung
Angebot, dass jeder E-Mail-Adresse bekommen kann: strom@ bzw. elektro@ interessiert, wurde sofort eingerichtet und läuft ab sofort
Datenschutzerklärung: steht noch aus
Status freie Gärten/frei werdende Gärten

Winterdienst

Harald und Peter sagen: Wir brauchen nur die Schneefräse ausserhalb und benutzen den Trecker nicht. Deshalb braucht auch keine Nachrüstung der Rundumleuchte.
Für den Fall, dass Martin nicht kann: Christian macht Vertretung

Ordnung/Sicherheit

letzte Begehung unauffällig, „große“ Begehung im Herbst steht an.
Verkehrssicherheit (Wege-Freigang) verbessert sich
perspektivisch mehr Infos in ein noch zu schreibendes Vereinsheft
Heckenthematik in #98 wird im Vorstand entschieden
überhängende Bäume an der Rietschke: Vorstand ist dran, Herr Porsch wird regelmässig penetriert

Fachberater

Kleingärtnerische Nutzung

Peter ist verantwortlich, macht und organisiert Rundgänge
nachgelagerter Prozess bei „Abweichungen“ muss durch den Vorstand entwickelt und beschlossen werden

Wegebau

Fliederweg wurde umgesetzt,
ggf. noch in diesem Jahr: Veilchenweg durch die Firma Sambach (nach Budget-Freigabe)

Kompostplatz

Kompost ist voll und es liegen Dinge drauf, die nicht reingehören,
Kompost soll ggf. für A-Flächen zunächst geschlossen werden,
Vorstand begutachtet und entscheidet geeignete Maßnahmen zur Wiederaufnahme der Nutzung.

Nachfolge Fachberater

Horst #61 erklärt bereit, die Position als Fachberater zu übernehmen, jedoch vorerst ohne Vorstandsfunktion,
weiteres Vorgehen wird im Vorstand diskutiert.

Wasser

Termin zur Abstellung: voraussichtlich 26.10.2024, alternativ eine Woche vorher oder danach,
Aushang bitte zu Ende September,
Wasserstände sollten direkt in die neue Software eingepflegt werden.

Strom

Aushang muss raus: Stromprüfung krankheitsbedingt auf unbestimmte Zeit verschoben. Bei näheren Infos kommt neuer Aushang,
Danke Walter #79! Stromlaufpläne / Protokolle gehen ab sofort mit Pachtvertrag raus,
Aufgabe für die kalte Jahreszeit: Beide o.g. Dokumente pro Garten prüfen und ggf. reagieren.

Mitgliederbetreuung

Es gibt einen Sterbefall im Verein. Kondolenzschreiben wurde erstellt,
neue Mitgliederliste aus neuer Software exportieren und übergeben,
in nächster Mitgliederversammlung ansagen: Bitte Geburten, Schuleinführungen u.ä. an Mitgliederbetreuung übermitteln.

Chronik

Abstimmung zu weiteren Aktivitäten ist bereits mit dem Vorstand erfolgt,
Plan:
- Jahreschroniken 2023 + 2024
- Fertigstellung bis Ende des Jahres
- mittelfristig Langzeitchroniken (z.B. für Dekaden) wie auch Buch zur 125-Jahr-Feier
- Art der Veröffentlichung: Sowohl digital als auch analog geplant

Gerätewart

„Schwarze Liste“ ist eingeführt und wird dem Vorstand zur Info ausgehändigt,
Bekommt alte Schautafel aus dem Verein zum aufstellen,
Zustand Schubkarren auf dem Kompostplatz ist bekannt,
Geräte-/Teile zum Verschenken und Verkaufen beim Herbstfest/Flohmarkt werden vorbereitet

nächste Sitzung:

Ende November/Anfang Dezember

Vorstand