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![Protokoll der 3. Sitzung der Beauftragten des Vorstandes am 1. März 2024]( "Protokoll der 3. Sitzung der Beauftragten des Vorstandes am 1. März 2024")
Protokoll der 3. Sitzung der Beauftragten des Vorstandes am 1. März 2024
Bereits zum dritten Mal trafen sich am 1.3. die Beauftragten des Vorstandes zu einer gemeinsamen Sitzung. Wir haben beschlossen, das Protokoll dieser Versammlungen jeweils öffentlich für Vereinsmitglieder zur Verfügung zu stellen, allerdings ist aufgrund des Umfanges ist ein Aushang leider nicht praktikabel.
Wir stellen Euch das Protokoll dehalb hier zur Verfügung.
Gartenfreunde ohne Zugang/Affinität zum Internet lassen sich die Informationen bitte bei Interesse in den Vorstandssprechstunden am 10. März oder 16. April jeweils zwischen 15 und 16 Uhr aushändigen.
Anwesende (9 TNs):
- Christian und Peter (Vorstand)
- Thomas und Axel (Ordnung/Sicherheit)
- Martin (Winterdienst)
- Dagmar und Heidi (Mitgliederbetreuung)
- Peggy (Wasser)
- Marco (Webseite)
Präambel:
- Wir kommen sehr gut voran, indem wir Aufgaben aus vorherigen Versammlungsprotokollen extrahieren und sukzessive abarbeiten; neue Aufgaben ergeben sich aus dem neuen Protokoll.
Neue Themen:
Winterdienst:
- Ist in diesem Jahr gut gelaufen
- Christian (Stellv. Vorsitzender) ist persönlch in Vertretung
- Für die kommende Saison ist der zweite Beauftragte noch offen
=> Ein zweiter Beauftragter muss weiterhin gesucht werden, Aufgabe ist bereits adressiert und sollte bis zur nächsten Saison erledigt sein.
Ordnung/Sicherheit:
- explizite Schulungen waren bisher trotz intensiver Recherche nicht auszumachen
- Verweis auf Seiten und PDF der Stadt Leipzig noch nicht ausreichend, weil schon bekannt
- Kompromiss: Sollte ein Schulungsangebot auftauchen, bitte gern einreichen oder informieren
Fachberater:
- Peter möchte in einem Jahr wirklich aufhören
- neuer Fachberater soll gefunden werden
- Christian (StellV) steht bereits in Kontakt mit ‘Kandidaten’, persönliches Verhältnis zu Peter muss ggf. hergestellt werden
- ggf. erneute Ausschreibung erforderlich
Mitgliederbetreuung:
- alles gut, beste Grüße zurück an den Vorstand von Edda
- der aktuelle Modus Operandi für die Terminfindung der jeweilig nächsten Sitzung der Beauftragten wird bemängelt, weil es zu viele Optionen gibt
Wasser
- neue Aushänge müssen raus für das Wiederanstellen der Wasserleitungen und den nötigen Austausch von Wasseruhren am 6. oder 13. April 2024 => Bitte um sofortige Umsetzung!
- es wird gemutmaßt, dass es noch alte Bleileitungen gibt, bitte um Prüfung, ob wirklich alle ausgetauscht wurden
- Schilder ‘Kein Trinkwasser’ sollten an allen öffentlich zugänglichen Wasserhähnen angebracht werden. Ausserdem soll es einen permanenten Aushang in den Schautafeln geben.
weitere Themen
- Schaukästen erneuern oder mal putzen
- Gärten, die Schlüssel abgegeben haben, damit die Stromkästen durch den Elektriker geprüft werden können, brauchen ihre Schlüssel zurück => bereits adressiert
- Kontaktliste der Beauftragten aktualisieren und erneut verschicken => Aufgabe Christian
- Geheimhaltungsvereinbarung bzw. Kurzeinweisung zum Thema Datenschutz: Der Vorstand tut sich wahnsinnig schwer damit und verweist auf die Mitgliederversammlung => Thema ist für die nächste Mitgliederversammlung adressiert.
- persönliche Vorstellung der Beauftragten und deren Aufgaben ist weiterhin geplant, um anderen Mitgliedern klarzumachen, wie viel Arbeit, Herzblut etc. dahinter steckt. Verschiedene Formate stehen zur Wahl: Video, Podcast, Blogpost, Bild… Über Aushänge, Newsletter etc. soll darauf aufmerksam gemacht werden.
- das Protokoll dieser Sitzung soll in Kurzform allen Gärtnern zugänglich gemacht werden. Da diese Form mit großer Wahrscheinlichkeit zu umfassend für einen Aushang wird,
- beschreiben wir im Aushang eine sehr kurze Form und verweisen dort auf
- einen Blogpost auf unserer Internetseite und
- eine ausgedruckte Form, die während der Vorstandssprechstunde einsehbar ist
- Status der aktuell freien Gärten und Vergaben. Information über einen möglicherweise neuen Modus Operandi erforderlich. Bitte um mehr Transparenz, ggf. anderen Prozess.
- Gerätewart: Aushang & ‘Werbung’: Wie funktioniert das künftig, wann und welcher Prozess (wer meldet sich wie bei wem) steckt dahinter?
Grußnote an den Vorstand:
- wir bitten (ausser den Teilnehmenden) auch andere Vorstandsmitglieder zum nächsten Termin, um konstruktiv, authentisch und offen diskutieren zu können. Das gelingt nicht, wenn keine der gewünschten Personen erscheint
Nächster Termin zur Sitzung der Beauftragten des Vorstands:
- Ende Mai / Anfang Juni dieses Jahres 2024
