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Vorstandssitzung am 10. August 2024

Vorstandssitzung am 10. August 2024

Ursprünglich geplant für den 11. August 2024, wurde diese Vorstandssitzung auf den 10. August 2024 vorgezogen.

Teilnehmer:

  • Peter Ahnert (als Fachberater)
  • Christian Bradatsch (als Stellvertretender Vorsitzender)
  • Marco Steinhäuser (als Schriftführer)

Themen:

Finanzen / Digitalisierung

  • zwischenzeitliches Gespräch mit Beate Hofmann, die gern die Buchhaltung weiterführen möchte.
  • Rechnungslegung soll André Mertin übernehmen.
  • Beide arbeiten aktuell mit fragilen Systemen, teils auf dem eigenen Rechner. Die Übergabe/Übernahme gestaltet sich als schwierig.
  • Entscheidung mit einer Stimmenthaltung und zwei Ja-Stimmen: Wir führen eine Verwaltungssoftware ein, die vom Landesverband protegiert wird. Diese Online-Software versetzt uns in einen Zustand, dass
    • Die Daten immer für alle Berechtigten (egal ob Vorstand oder erweiterter Vorstand) verfügbar sind,
    • Schnelle Abrechnungen und Buchhaltung erledigt werden können,
    • Stammdaten schnell und jederzeit exportiert werden können
    • es keine zusätzlichen Dienste (z.B. Cloud für Dateien etc) braucht.
    • Marco kümmert sich um
      • die finale Evaluierung der Software,
      • die Beauftragung an den Softwarehersteller,
      • die Einrichtung der Software sowie die Übernahme der Stammdaten,
      • die Einrichtung von Profilen, sodass sowohl Beate als auch André damit arbeiten können.
      • etc.
    • Die neue Software kostet ~350 EUR im Jahr. Dies liegt im Rahmen der uns als Vorstand zugestandenen Entscheidungsmöglichkeiten. Wahrscheinlich können damit wertvolle andere Ressourcen eingespart werden.

Wegebau

  • Der Veilchenweg ist nun ausgebaut.
  • Beate Hofmann bittet um Stopp des weiteren Wegeausbaus, bis die liquiden Mittel (nach der Elektroprüfung) wieder stabil und absehbar sind.
  • Fliederweg-Ausbau zunächst gestoppt, soll als nächstes angegangen werden, wenn liquide Mittel wieder überschaubar sind.

Laubensanierung #100/101E

  • wurde heute nicht besprochen. Karen anfragen?

Herbstfest

  • Aushänge für Bitte um Hilfe sind raus
  • Status bei Karen anfragen

Sitzungen und Sprechstunden 2024 neu planen

  • wurde in Aushängen sowie online (Webseite) und Newsletter verteilt.

Schaukästen erneuern

  • verschoben auf August, weil Finanzstatus noch unklar
  • zumindest zunächst Frontscheiben gereinigt

Geräteschuppen auf dem Kompostplatz

  • Aushänge draussen, bereits mehrere Interessenten, ist in Eigenregie in Arbeit

Garten #22

  • ist vergeben

Elektroprüfung

  • ist vorbereitet, Einsätze durch Danny/Vorstand geklärt

Nächste Sitzung erweiterer Vorstand

  • soll Ende August/Anfang September erfolgen. Terminfindung einrichten, erw. Vorstand anschreiben, Sitzung thematisch vorbereiten!

Gartentelefon soll abgeschafft werden

  • einstimmige Entscheidung
  • Aushänge, Eintragungen etc. zusammenstellen und umstellen auf persönliche Telefonnummern. Welche Hauptnummer?

Kontozugänge neu regeln

  • Infos von kontoführendem Institut eingeholt, warten auf deren Formular

Grünschnittcontainer

  • ist für Arbeitseinsatz im November gebucht. Für Arbeitseinsatz werden Helfer benötigt.

Vergabeprozess für Gärten an Neupächter

  • definieren und vom Vorstand beschliessen lassen

Nachfolge Fachberater

  • durch Peter wird Horst Beier als Nachfolger für die Fachberatung vorgeschlagen

Kabellagepläne und Prüfprotokolle

  • unerwarteter Besuch von Walther Morgenstern mit wichtigen Hinweisen: Kabellagepläne sowie Prüfprotokolle liegen nicht von allen Parzellen vor.
  • vorgeschlagene Vorgehensweise:
    • Erfassung, für welche (elektrisch erschlossenen) Parzellen Kabellagepläne und Prüfprotokolle vorliegen und für welche nicht.
    • Beide Dokumente von den aktuellen Pächtern einfordern.
    • Falls im Vorstand vorhanden, diese Dokumente den aktuellen Pächtern zukommen lassen.
    • Änderung im Übergabeprozess für Neupächter: Übergabeprotokoll für Schlüssel etc um Punkt für beide Dokumente ergänzen.

Nächste „offizielle“ Vorstandssitzung

  • 15. September 2024, 10.30 Uhr

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